Dlaczego potrzebujesz dobrego spedytora?
Dyspozytor w dziale transportu to jedno z tych stanowisk, które w swoim zakresie łączą odpowiedzialność za koszty z odpowiedzialnością za jakość obsługi klientów. Dlatego trudno jest znaleźć doświadczonego pracownika, wyszkolenie nowego wymaga czasu, a utrzymanie w firmie wyszkolonego dyspozytora - okazuje się często dużym wyzwaniem.
Jakie są główne zadania dyspozytora i jakie kompetencje są kluczowe?
To nic innego niż przyporządkowanie doręczeń i odbiorów - w tym zadań związanych z ich realizacją - do kierowców. Każde zlecenie to adres gdzie znajduje się klient, którym może być odbiorca przesyłki kurierskiej, osoba prywatne zamawiająca regularne tzw. "pudełkowe" diety, czy firma, od której należy odebrać produkt do wymiany czy naprawy, itp.
Dyspozytorzy szczególnie cenią sobie dni, kiedy wszystko idzie zgodnie z planem. Takich dni jednak nie ma wiele. Zlecenia zaplanowane rano, często już po kilku godzinach wymagają korekt i dużych zmian. Jedną z nich, która powoduje największe zamieszanie, jest nieprzewidziana nieobecność jednego lub kilku kierowców. Dyspozytor staje wtedy przed zadaniem przydzielenia większej liczby zleceń mniejszemu zespołowi kierowców (nawet jeśli znajdzie się zastępstwo). Zadanie staje się tym trudniejsze im więcej takich nieoczekiwanych absencji. O ile nieobecności dają trochę czasu na modyfikację harmonogramu, to awaria pojazdu jest sytuacją, gdzie każda minuta ma olbrzymie znaczenie. Wysłać dodatkowy pojazd, który zrealizuje pozostałe zlecenia? A może są w pobliżu kierowcy, którzy mogliby przejąć przesyłki z uszkodzonego samochodu? Przed takimi wyzwaniami również staje dyspozytor.
Raporty mają pokazać jak dyspozytorzy wywiązują się ze swoich zadań w dwóch kluczowych obszarach: kosztów i jakości. Rosnące ceny paliwa powodują, że dyscyplina w zakresie wydatków na dystrybucję stała się jeszcze bardziej istotna. Wysoka jakość świadczonych usług to fundament posiadania zadowolonych klientów i warunek konieczny do pozyskiwania kolejnych. Dane pochodzące z raportów powinny wskazać miejsca, gdzie potrzebna jest korekta związana z organizacją pracy floty transportowej.
Kompetencje dobrego dyspozytora
Dbałość o terminowe przeglądy pojazdów oraz przestrzeganie czasu pracy kierowców dotyczą firm, które mają własne pojazdy i pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, i są również bardzo ważnym zadaniem dla dyspozytora.
Wykonywanie zadań, które opisałem wymaga kilku silnie rozwiniętych kompetencji.
Umiejętności organizacyjne są oczywiste w przypadku dyspozytora - są istotne zarówno przy planowaniu zleceń jak i wdrażaniu zmian. Stres i działanie pod presją czasu są praktycznie stałym elementem dnia pracy dyspozytora. Liczba decyzji, które podejmuje w krótkim czasie jest bardzo duża i ma istotny wpływ na zlecenia realizowane przez kierowców. Dyspozytor często musi się odnaleźć między klientami, którzy niecierpliwie czekają na swoją przesyłkę, a kierowcami, którzy pilnie potrzebują precyzyjnych dyspozycji w nieprzewidzianych sytuacjach. Dlatego umiejętna komunikacja jest niezbędną cechą dobrego spedytora do efektywnego porozumiewania się z kierowcami, klientami oraz w swoim zespole. Listę kluczowych kompetencji zamykają umiejętności analityczne. Zdolność wyciągania wniosków z otrzymywanych raportów oraz wypracowanie i wdrożenie działań, które poprawią efektywność sposobu realizacji zleceń - to absolutna konieczność.
Minęły czasy, gdy dyspozytor siedział nad rozłożoną, papierową mapą i planował zadania dla kierowców. Dzisiaj dostępne są różne aplikacje, które wspomagają pracę dyspozytora albo... przynajmniej powinny.
Ale o tym napiszemy w kolejnym artykule.