O planowaniu tras
Pamiętam planowanie tras kurierskich nad rozłożoną, dużą, papierową mapą i mozolne przypisywanie kurierów do kodów pocztowych. W końcu rysowanie granic tras permanentnym flamastrem na jeszcze większej ściennej mapie. To była wersja finalna. Przynajmniej do chwili, gdy liczba przesyłek wzrosła, a z tym wzrostem, dochodzili nowi kurierzy i planowanie należało powtórzyć.
Dzisiaj dyspozytorzy mają różne narzędzia do planowania działań związanych nie tylko z typowymi dostawami czy odbiorami przesyłek, ale często z dodatkowymi czynnościami wykonywanymi po dojechaniu do klienta. Rynek oferuje szeroki wybór aplikacji, które mają przynieść wymierne oszczędności (np. w kosztach transportu) oraz usprawnić pracę dyspozytorów odpowiedzialnych za organizację pracy kierowców.
W dzisiejszym artykule o tym, na co warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu do planowania tras.
Nie kupuj kota w worku czyli...
...sprawdź z jakimi klientami, o podobnym profilu co Twoja firma, oferent już współpracuje. Nawet jeśli na liście referencyjnej odnajdziesz znane firmy, to warto skontaktować się z ich przedstawicielami i zapytać o:
- wyzwania przy wdrożeniu,
- cele i czy zostały osiągnięte,
- przebieg procesu zapewnienia dodatkowych funkcji, które producent powinien zaprogramować lub skonfigurować.
Dobrym pomysłem jest też spędzenie czasu z pracownikiem, który na co dzień pracuje z systemem do planowania tras - oczywiście jeśli rozmawiasz z firmą, która nie jest konkurencyjna dla branży Twojej firmy.
Nie baw się wersją demo...
...tylko porządnie przetestuj. Wiem, na pewno widziałeś demo producenta, gdzie proces planowania odbywał się płynnie, "pinezki" adresów były tam gdzie trzeba, a kolejność realizacji doręczeń optymalne, ale... to nie były dane z Twojej firmy. Dostęp do systemu, do którego wgrasz własne dane, odpowie na liczne pytania, mogą też pojawić się różne wątpliwości. I bardzo dobrze, bo o to chodzi na tym etapie. Testowaniem warto się podzielić z kolegami i koleżankami z zespołu dyspozytorów, bo to zapewni zróżnicowane i wartościowe opinie o tym czy:
- import danych ze zleceniami jest prosty,
- obsługa interfejsu użytkownika i konfiguracja parametrów są intuicyjne,
- deklarowane funkcje działają zgodnie z wymaganiami.
Abonament jest tani? To świetnie, ale...
...to często nie wszystkie koszty jakie poniesiesz. Na próżno szukać produktów dobrej jakości, które są tanie, a dodatkowe cechy zapewniane są szybko. Dlatego po otrzymaniu oferty, upewnieniu się, że nie kupujemy przysłowiowego kota w worku oraz po solidnym przetestowaniu systemu na naszych danych, warto poprosić o propozycję umowy w momencie, gdy oferent wydaje się sprostać oczekiwaniom Twojej firmy.
Na co warto zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy:
- Jakie są dodatkowe koszty poza abonamentem, czyli opłaty za użytkowanie i za rozwój nowych cech?
- Czy/jakie są dodatkowe koszty przy przekroczeniu liczby zleceń lub użytkowników?
- Czy konfiguracja parametrów, które zmieniamy regularnie, jest po stronie producenta oprogramowania i jest dodatkowo płatna?
- Jaki jest czas rozwiązania awarii oprogramowania od momentu wystąpienia problemu?
- Czy określono liczbę operacji jaką wykona system w określonym czasie? Na przykład, zaplanowanie minimum 1000 adresów w ciągu 5 minut - ma to szczególne znaczenie, gdy trasy planowane są niedługo przed wyjazdem kierowców lub gdy trasy należy zaplanować ponownie z powodu awarii pojazdów lub absencji kierowców i wreszcie.
- Czy producent potwierdza rozwój nowych cech, specyficznych dla firmy w której pracujesz?
To wybrane, ważniejsze aspekty, które powinny być formalnie określone zanim zaplanowane zostaną pierwsze trasy w Twojej firmie z wykorzystaniem nowego systemu.
Można powiedzieć, że moduł Dyspozytora, czy jak kto woli, planer tras, to serce systemu zarządzania transportem. Jednak nawet najlepiej zaplanowane trasy to nie wszystko, bo plan trzeba przekazać i wykonać, a do tego niezbędna jest... aplikacja mobilna - ale o tym w następnym artykule.