Gruszki na wierzbie nie rosną

Jaki jest najlepszy sposób na precyzyjne określenie korzyści? Do zadania potrzebne będzie kilka ważnych "składników":

• dane historyczne związane ze zleceniami zrealizowanymi przez kierowców w reprezentatywnym okresie (minimum tydzień, najczęściej miesiąc),
• opis usług świadczonych przy realizacji zleceń (np. pobranie gotówki, wniesienie na piętro, uzyskanie podpisu pod dokumentem, itp.),
• informacje uzyskane z bezpośredniej rozmowy z dyspozytorami i kierowcami - wtedy określamy czasy dla działań opisanych wcześniej,
• opisanie największych problemów z jakimi borykają się kierowcy i kurierzy - codzienne bolączki najczęściej są poza systemem do zarządzania transportem. Należy podkreślić jak istotne jest transparentne komunikowanie aktualnych wyzwań - to jest dokładnie ten czas, kiedy nie można sobie pozwolić na pomijanie niewygodnych kwestii organizacyjnych czy procesowych.

Mając obiecujące wyniki naszych analiz, przedstawiamy je Klientowi. W czasie takiej rozmowy zawsze pojawia się jedno bardzo istotne pytanie:

To ważna kwestia z uwagi na to, że wiąże się z kluczową zmianą w organizacji procesu transportu. Najczęściej kierowcy przypisani są do stałych regionów, co oznacza, że w przypadku powtarzających się miejsc realizacji zleceń, zarówno kierowca jak i pracownicy po stronie odbiorców przesyłek, dobrze się znają i najczęściej mają do siebie zaufanie. Takie rozwiązanie ma niewątpliwe plusy, bo kierowca Andrzej, doręczający paczkę do sklepu pani Eli wie, że przesyłkę należy zostawić na zapleczu, trzecie drzwi po prawej. Dzięki temu proces przebiega sprawnie i szybko, no i jest bardzo wygodny dla Pani Eli. Nowy kurier potrzebowałby więcej czasu na realizację takiej samej usługi.

Planowanie tras oparte na stałym przypisaniu kierowców do konkretnego obszaru na pewno przyniesie wymierne oszczędności, jednak mogłyby one być wyższe jeśli potraktujemy kierowców jak "wolne elektrony". W praktyce oznacza to, że kierowca Andrzej nie będzie u Pani Eli codziennie, a tylko 3 razy w tygodniu, bo system do planowania tras oceni, że w pozostałe 2 dni dostawa realizowana przez innego kierowcę da większy efekt w postaci mniejszej liczby przejechanych kilometrów i możliwości realizacji większej liczby zleceń.

Oczywiście mamy nadal kwestię nieco dłuższego czasu realizacji usługi oraz, o czym warto również wspomnieć, przypadki nieznajomości rejonu przez kuriera, który nie odwiedza go zbyt często. Nowy kurier może potrzebować więcej czasu na znalezienie miejsca, gdzie będzie mógł pozostawić pojazd lub zaparkowanie go tam, gdzie jest mniejsze ryzyko na otrzymanie mandatu.

Optymalizować wszystkie zlecenia dla danego obszaru, a potem przydzielać ja kierowcom? Czy może jednak planować kolejność realizacji zleceń dla wcześniej zdefiniowanych tras kierowców?

Nie ma tutaj jednej właściwej odpowiedzi. Mając wyniki analizy Sentio, Klient podejmuje świadomą, opartą o dane, decyzję czy chciałby oszczędzić przykładowo: 7% utrzymując jednocześnie stałe rejony czy może pokusić się o 12% przy zmienności przypisywania zleceń do kierowców (z doświadczeń wiemy, że od 15% do 25% to adresy, które będą odwiedzane przez różnych kierowców).

Z punktu widzenia Sentio, zależy nam na zapewnieniu narzędzi, które dadzą największe oszczędności. Pamiętamy jednak o tym, jak istotna jest wygoda odbiorców usług, a tego aspektu nie da się obliczyć algorytmami do planowania tras. Są to kwestie specyficzne i bardzo indywidualne. Dlatego właśnie ten bardzo ważny aspekt omawiamy z Klientami, ponieważ ostatecznie, wspomniane wcześniej 7% oszczędności może dać większą ogólną korzyść niż 12%.

Na podstawie ponad 70 analiz wiemy, że firmy, które nie korzystają z systemów do planowania tras i dlatego płacą średnio od 5% do 15% więcej za koszty transportu. I nie odnosimy się "tylko" do kosztów paliwa.

Redukcja kosztów paliwa wynika z mniejszej liczby przejechanych kilometrów, ale naprawdę poważne oszczędności zaczynają się w momencie, kiedy można byłoby zrealizować te same zlecenia flotą 9 samochodów zamiast 10. Jeden pojazd mniej to nie tylko mniejsze koszty paliwa, ale na przykład jedna umowa leasingowa mniej czy oszczędność jednej pensji kierowcy.

Tyle realnych korzyści może przynieść nasze 10%, a to "tylko" koszty transportu. Do tego możemy śmiało dodać zdecydowaną poprawę jakości pracy dyspozytorów, którzy posiadając nowoczesne narzędzie do zarządzania, podejmują lepsze decyzje i popełniają zdecydowanie mniej błędów.

W Zespole Sentio nie spotkaliśmy się jeszcze z przypadkiem, gdy powiedzieliśmy Klientowi, że nie ma szansy na oszczędności. Warto podkreślić jeszcze jeden ważny aspekt - decyzja "na tak" dla wdrożenia nowoczesnego narzędzia do planowania to dopiero początek drogi do bardziej optymalnych procesów, wiąże się bowiem ze zmianami na poziomie organizacyjnym. Tutaj zaś siła ludzkiego przyzwyczajenia zawsze jest bardzo duża. Dla kierowcy Andrzeja codziennie zmieniająca się część odwiedzanych sklepów może okazać się rewolucją. Podobnie jak dla dyspozytora rezygnacja z ręcznego planowania tras za pomocą mapy w popularnej przeglądarce.

Optymalne planowanie tras nie ma nic wspólnego z pojedynczym lub krótkotrwałym działaniem. Nie mówimy naszym Klientom, że mamy magiczną różdżkę, dzięki której sytuacja zmieni się na lepszą z dnia na dzień. Za to odpowiedzialnie twierdzimy, że narzędzia i doświadczenia Zespołu Sentio pozwolą Klientowi na osiągnięcie konkretnych korzyści.